ERP Geçişlerinde En Sık Yapılan Hatalar
ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri,
işletmelerin tüm kaynaklarını entegre bir yapıda yönetebilmesini sağlayan güçlü
bir altyapıdır. Ancak ERP sistemine geçiş, doğru şekilde planlanmaz ve
uygulanmazsa, şirketin iş süreçlerini iyileştirmek yerine ciddi zaman ve
maliyet kayıplarına neden olabilir.
Çok sayıda işletmenin yaşadığı başarısız
ERP projelerinin ardından çıkan ortak noktaları incelediğimizde, bazı kritik
hataların tekrarlandığını görüyoruz. Gelin ERP geçişlerinde en sık yapılan hataları
ve bunlardan nasıl kaçınılabileceğini ele alalım.
1.
Yetersiz Hazırlık ve İhtiyaç Analizi
Birçok firma ERP projesine başlarken,
sadece "yeni bir yazılım alıyoruz" gibi yüzeysel bir bakış açısıyla
hareket eder. Oysa ERP sistemleri sadece bir yazılım değil, iş yapış
biçimlerinin yeniden tanımlandığı stratejik dönüşüm araçlarıdır. Hazırlık
yapılmadan, süreç haritaları çıkarılmadan, mevcut sistemin zayıf ve güçlü
yönleri analiz edilmeden başlanan projeler, yolun ortasında sapma yaşar.
Çözüm:
Ø Mevcut
süreçler mutlaka belgelenmeli ve analiz edilmelidir.
Ø Tüm
departmanların görüşü alınarak detaylı bir ihtiyaç analizi yapılmalıdır.
Ø “Ne
istiyoruz?” değil, “Neden istiyoruz ve nasıl çalışmalı?” soruları sorulmalıdır.
“ERP sadece bir yazılım projesi değil, bir
kurumsal dönüşüm projesidir.”
2.
Yanlış ERP Seçimi ve Karar
Süreçlerinde Teknik Odaklılık
Karar vericiler çoğu zaman teknik
ekiplerin tercihine ya da popüler markaların baskın satış stratejilerine göre
ERP seçimi yapmaktadır. Bu yaklaşım, organizasyonun iş yapış biçimiyle uyumlu
olmayan bir sistemi benimsemeye çalışmak anlamına gelir. Özellikle sistem
kullanıcı sayısı az olan işletmeler için karmaşık modüllerle dolu ağır
sistemler hem bütçeyi hem de kullanım etkinliğini olumsuz etkiler. Büyük
yatırımlarla sistemi alıp kullanamadığınız için rafa kaldırmak zorunda bile
kalabilirsiniz
Çözüm:
Ø ERP
seçiminde iş süreçlerine uygunluk önceliklendirilmelidir.
Ø ERP
sağlayıcısı kadar uyarlayıcı danışman firma da dikkatle seçilmelidir.
Ø Her
modülün işletmeye katkısı sorgulanmalı, ihtiyaç dışı özelliklerden
kaçınılmalıdır.
Ø KOBİ’lerde
“ölçeklenebilirlik” ve “kullanım kolaylığı” hayati önem taşır.
3.
Süreç Haritalarının Olmaması ve İç
Kontrole Uygun ERP Tasarımı Yapılmaması
ERP projelerinde sıkça karşılaşılan bir
diğer ciddi eksiklik, süreç haritalarının çıkarılmaması ve süreçlerin iç
kontrol sistemine uygun olarak kurgulanmamasıdır. İşletmeler genellikle ERP'yi
sadece kayıt ve raporlama aracı olarak görmekte, süreç adımlarının risk ve
kontrol mekanizmalarıyla birlikte ERP'ye entegre edilmesi gerektiğini göz ardı etmektedir.
Bu durumun sonucu olarak:
İşlem akışları ERP içinde tam izlenemez
hale gelir.
Kontrol noktaları sistemde tanımlı olmaz.
Süreçler kişi bazlı yürür, sistem bazlı
işlemez.
Denetim izi eksik kalır.
Yetki matrisleri iç kontrol prensipleriyle
uyumlu olmaz.
Çözüm:
Ø ERP
geçişi öncesinde her bir süreç için giriş, işlem, kontrol ve onay adımları
açıkça tanımlanmalıdır.
Ø Bu
süreç haritaları, ERP danışmanlarına ve yazılımcılara doğrudan aktarılmalı ve
sistem kurgusu buna göre yapılmalıdır.
Ø ERP
içinde iş akışlarına, kontrol noktaları, ayrıştırılmış görev tanımları, onay
mekanizmaları, log ve uyarı sistemleri dahil edilmelidir.
Ø İç
kontrol birimi veya denetim danışmanı, sürecin başında projeye entegre
edilmelidir.
“ERP sadece veriyi işlemekle kalmaz,
süreçlerin doğruluğunu da güvence altına almalıdır.”
4.
Kullanıcıların Sürece Dahil
Edilmemesi
ERP projelerinde genellikle sadece üst
yönetim ve proje liderleri çalışır, asıl kullanıcılar sürece sonradan dahil
edilir. Bu durum hem kullanıcı direncine hem de gereksiz uyarlamalara neden
olur. Sistem devreye alındığında adaptasyon süreci uzayabilir.
Çözüm:
Ø Tüm
kilit kullanıcılar sürece erken dahil edilmelidir.
Ø Kullanıcıların
tecrübeleri, pratik bilgileri ve ihtiyaçları mutlaka dinlenmelidir.
Ø Pilot
kullanıcı grupları ile test süreçleri yapılmalı, sistem gerçek işleyişte
denenmelidir.
Ø Eğitim
süreçleri proje başlangıcında planlanmalı ve uygulama öncesinde
tamamlanmalıdır.
5.
Veri Temizliği ve Aktarımını Hafife
Almak
ERP geçişlerinde en çok göz ardı edilen
konulardan biri de veri kalitesidir. Eski sistemlerdeki hatalı, eksik ya da
yinelenmiş veriler yeni sisteme aynen aktarıldığında ERP sisteminin faydaları
sınırlı kalır. Bu durum hatalı raporlamalara, siparişlerde karışıklıklara ve
müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir.
Çözüm:
Ø Veri
temizliği süreci, ERP projesi başlamadan başlatılmalıdır.
Ø Stok,
müşteri, tedarikçi, muhasebe gibi süreç verileri detaylı biçimde incelenmeli ve
standartlaştırılmalıdır.
Ø Gereksiz
ya da tarihi geçmiş veriler sistem dışında arşivlenmeli, yeni sisteme dahil
edilmemelidir.
Ø Veri
aktarımı süreci test edilerek, farklı senaryolarla doğruluğu kontrol
edilmelidir.
“Çöp veriyi yeni sisteme koyarsanız,
sadece daha pahalı bir çöp kutusu elde edersiniz.”
6.
Proje Yönetimi Disiplini Olmadan
İlerlemesi
ERP projeleri genellikle “bakarız, ileride
karar veririz” şeklindeki esnek yaklaşımlarla yürütülür. Zaman çizelgesi olmaz,
net roller belirlenmez, sorumluluklar dağılır. Bu durum projede sürüncemeye,
bütçe aşımlarına ve proje başarısızlığına neden olur.
Çözüm:
Ø Projenin
başında net bir zaman planı ve kilometre taşları belirlenmelidir.
Ø Her
modül, her süreç için sorumlu ekipler ve kişiler tanımlanmalıdır.
Ø Gerektiğinde
dış danışmanlık desteği alınmalı ve dış gözle takip yapılmalıdır.
Ø Haftalık
takip ve raporlama disipliniyle proje yönetilmelidir.
ERP projeleri “hadi yapalım” ile değil,
“yönetelim” anlayışıyla başarıya ulaşır.
Sonuç olarak; ERP projeleri sadece teknik
değil, organizasyonel dönüşüm projeleridir. Bu dönüşümün başarılı olması için
üst yönetim desteği, kullanıcı katılımı, disiplinli proje yönetimi ve süreç
odaklı yaklaşım gereklidir.
Sadece sistemi kurmakla değil, yaşatmakla
başarı gelir.
Ve bu başarı, işletmenin sürdürülebilir
büyüme yolculuğunda stratejik bir sıçrama noktası olur.